Datum: 21/03/2005

Plaats: Zuidleie, Valentijn Hennemanstraat

Aanwezig:         Schepen Dirk De Zutter, Sportfunctionaris, Geert Vercruysse, Romain Hallaert, Julien De Meyer, Herman Van Colen, Etienne Poupaert, Dirk Degryse, Eric Martens Werner Parmentier, Peter Deboot, Irma Vanderschaeghe, Stefaan Vanzielegem, Bulthé Jean-Marie

Verontschuldigd: Jean-Pierre Stroobandt, Rudy Everaert,

Afwezig:               Nihil

De voorzitter opent de vergadering

1.      Verslag vorige vergadering:

Ø      Bemerkingen:

- Dirk Degryse vraagt om verkeerd opgestelde zin in eerste alinea van agenda punt 5 onder betoelaging te verbeteren als volgt:
Formulieren moeten eenvoudiger worden, en met de mogelijkheid ze te maken via de website van de sportraad.

2.      Agenda besprekingen raad van bestuur:

Ø         Jean-Marie Bulthé stelt zich voor, en komt in de raad van bestuur van de sportraad als sportdeskundige. De voorzitter verwelkomt hem in naam van de sportraad.

Ø         Jeugd survival die doorgaat op 30 april, zit bij de sportdienst nog volop in voorbereiding en uitwerkingsfase. Etienne heeft de Cola, aquarius en fanta reeds besteld (3*24).

Ø         Nieuwe Badge “Sportraad” aangevraagd door bepaalde leden als mede voor de nieuwe leden worden besteld.

Ø         Op deskundige wijze werd door Geert het aanwezige werkingsverslag van BLOSO toegelicht.

Ø         Opnieuw wat uitleg en toelichting door Geert over de door “IGOS” georganiseerde activiteiten in 2004 en de planning voor 2005.

Ø         Men kon zich inschrijven tijdens de vergadering voor de geplande daguitstap op 4 september. Wie zich nog geroepen voelt om mee te gaan kan zich nog melden bij Romain Hallaert, gelieve dit zo vlug mogelijk te doen. Voor de samenkomst op 1 juli  als afsluiter van de competitie wordt er gepolst of er al of niet voldoende interesse bestaat. Uiteraard wordt bij deze de leden van de sportdienst ook uitgenodigd. Men kan zich hiervoor ook inschrijven bij Romain Hallaert, gelieve dit ook zo vlug mogelijk te doen.

Ø         Dit jaar gaat in De Valkaart de kampioenenviering door op zondag 29 mei. Er wordt ook nog uitgekeken naar een sportclub die een demonstratie kan brengen.

Ø      Sportverdienste – vrijwilliger.
Na overleg wordt beslist dit thema te verschuiven naar de volgende bestuursvergadering. Aan ieder wordt gevraagd om eens goed na te denken over hoe we dit kunnen organiseren en controleren.  Voorbeeld van aandachtspunten zijn:
- huldiging na 15 of  20 of 25 jaar? 
- na hoeveel jaar  gaan we opnieuw huldigen?

Ø         Verzekering van vrijwillige of losse medewerkers aan activiteiten van de sportdienst & sportraad worden mede verzekerd door de verzekeringsgroep Ethias. Hiervoor wordt een deelnemingslijst opgesteld met de namen van de vrijwillige medewerkers, deze wordt bekend gemaakt via de sportdienst aan de verzekeringsmaatschappij. Hierdoor worden de vrijwilligers mede verzekerd zoals de leden van de sportraad.

Ø      Varia

–   Stefaan vraagt om bij aanvang van zaalvoetbal wedstrijden, de sportzaal “Ridderfort” wat vroeger dan het aangevraagde uur te openen. Dit is nodig voor het om kleden van zowel spelers als  scheidsrechters. De sportfunctionaris verduidelijkt het verschil met het continu bezette gebeuren in De Valkaart en vraagt om de zaal dan ook vroeger aan te vragen.

-   Dirk Degryse vraagt of er een mogelijkheid bestaat om op zondagmorgen de speelvelden in de sporthal “De    Valkaart” proper en speelklaar te kunnen krijgen, zodat er niet eerst moet opgekuist worden door de badmintonclub vooraleer ze met competitie kunnen beginnen. Met dit gezegde vraagt de badmintonclub aan de basket om a.u.b. de sportzaal netjes achter te laten na hun thuiswedstrijden want niets werkt meer op het gemoed van                    andere clubs dan telkens andermans vuil te moeten opruimen.

-         Werner vraagt om bevestiging aan de voorzitter i.v.m. de samenkomst van sectie 9 of deze  wel degelijk kan doorgaan op datum van 11/04/05. OK.

-         Eric meldt dat de Syslovissers akkoord zijn voor een Demo op Roefel. Guido Schoonbaert moet nog gecontacteerd worden.

-   Erik laat ons weten dat het verslag van de vergadering van sectie10 binnenkort aan de leden van de sportraad wordt bezorgd. Hij geeft ook wat toelichting over het verloop van de vergadering, en legt ook de nadruk op de permanente afwezigheid van de afgevaardigden van de LVR De Veldruiters en LVR De Waterkant.

-   Peter Deboot laat ons weten dat hij niet beschikbaar is tijdens de periode voor de ontvangst van de kaartjes van de ballonwedstrijd. Hij vraagt of er iemand anders zich kan hiervoor engageren, of  ingeval er niemand beschikbaar is zal  Peter de Post verwittigen en vragen de kaartjes wat bij te houden. Gezien iedereen overtuigd is van Peter’s zorg voor deze actie, zal hij aan de post vragen om de kaartjes wat bij te houden.

Degryse Dirk  

VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN HET BESTUUR

Datum: 23/05/2005

Plaats: Zuidleie, Valentijn Hennemanstraat

Aanwezig:         Schepen Dirk De Zutter, Sportfunctionaris Geert Vercruysse, Romain Hallaert, Julien De Meyer, Herman Van Colen, Etienne Poupaert, Dirk Degryse, Eric Martens Werner Parmentier, Jean-Pierre Stroobandt, , Stefaan Vanzielegem,

Verontschuldigd: Peter Deboot, Bulthé Jean-Marie

Afwezig:  Irma Vanderschaeghe, Rudy Everaert

De voorzitter opent de vergadering

1.      Verslag van vorige Bestuursvergadering op 21/03/2005:

Ø      Bemerkingen:

-         Geen opmerkingen.

2.      Verslag van vorige D.B. vergadering op 04/04/2005:

Ø      Bemerkingen:

-         Geen opmerkingen.

3.      Verslag van vorige D.B. vergadering op 02/05/2005:

Ø      Bemerkingen:

-         Geen opmerkingen.

4.      Agenda besprekingen raad van bestuur:

Ø         Kampioenenhulde:
Medewerking van de sportraad werd gevraagd en gaat hier zeker mee akkoord. Als sporttak in de kijker krijgen we een voorstelling van ritmisch turnen door Ritmica.

Ø         Voor Roefel die doorgaat op 25 juni te Ruddervoorde, verleent de sportraad ook zijn volledige medewerking. Voor de taakverdeling zie, draaiboek opgesteld door de sportdienst.

Ø         Verslag jeugdsurvival:

- Situatiebord opstellen bij iedere opdracht
- Foto’s over het evenement zijn te zien op de website van de sportraad
- water of drankverkoop voorzien bij iedere opdracht vraagt zeker extra medewerkers!
- Felicitaties ontvangen door sponsor Coca Cola zowel voor de organisatie als voor het
   totale gebeuren.
- Algemene conclusie: GROOT succes.

Ø         Samenkomst op 1 juli in de Wieke.
Deze datum ligt voor tal van mensen nogal moeilijk, als mede is ook op deze dag de opening voorzien van het centrum in Oostkamp. Deze samenkomst wordt verplaatst naar de avond van 4 september (na de uitstap). Geert laat ook weten dat de Wieke is gereserveerd voor zondag 4 september 2005 vanaf 17 uur tot …maximum 3 u s'nachts !

Ø      Toelichting door Geert over  “Toelagereglement provinciale sportdienst”

Goed om weten:
- timing
aanvraag op modelformulier. Voor activiteiten die plaatsvinden in de periode van 1 januari tot 30 juni, deze aanvragen moeten ingediend worden tegen uiterlijk 15/9 van het voorafgaande jaar. Voor activiteiten die plaatsvinden in de periode van 1 juli tot 31 december moeten de aanvragen ingediend worden tegen uiterlijk 15 maart van het betreffende jaar.       reglement  : via website
- Info
Participatie sportieve initiatieven
Reglement betreffende het participeren in sportieve initiatieven in West-Vlaanderen <http://www.west-vlaanderen.be/jahia_upload/cultuur&vrijetijd/sport/financiele/reglement_participatie.pdf>.

Sportinfrastructuur
Reglement betreffende de infrastructuursubsidiëring van sportief-recreatieve projecten <http://www.west-vlaanderen.be/jahia_upload/cultuur&vrijetijd/sport/financiele/reglement_infrastructuurprojecten.pdf>.

Surf naar de www.west-vlaanderen.be/sport <http://www.west-vlaanderen.be/sport> onderdeel 'financiële ondersteuning' voor meer informatie over het Wie?, Wat?, Hoe? en Wanneer? van deze reglementen.

 Website provinciale sportdienst:

-          ter info: www.west-vlaanderen.be/sport        mail = sport@West-Vlaanderen.be

Ø      KB actieve ontspanningsevenementen

-         Info en voorbeeld KB actieve ontspanningsevenementen
(zie http:/www.isbvzw.be/veiligheid.htm, papieren worden in bijlage toegevoegd.

Ø         Aansluiting nieuwe leden sportraad:

-         Filo ladies Oostkamp (sectie 4)

-         Vzw Hertenschutters (sectie 9)

-         De Vrije Burgers (Roland Deryckere); boogschutters
(nog geen effectieve informatie van deze club binnen!).De respectievelijke sectieverantwoordelijken gaan hun aanvraag onderzoeken.

Ø      Obi judoclub
Hun dojo is gelegen in de Baron Ruzettelaan 439 te Steenbrugge en bestaat 10 jaar. Deze club vraagt een toelage aan de gemeente Oostkamp. Het schepencollege gaat akkoord, met voor dit jaar een éénmalige premie van €75 en voor de komende jaren een donatie van telkens ook €75.

Ø      Voetbalveld gelegen in de Rustoordstraat
brief aan gebruikers voetbalveld Rustoordstraat is verstuurd op 20/4/2005. Er is nog voor 1 à 2 jaar mogelijks gebruik van het veld voorzien. Het gemeentebestuur ziet uit naar een ander veld !

Ø      Beleidsteams provinciale sportraad
– nog geen info op de sportdienst hierover ontvangen.

Ø      Eurocomité : 24-26/6 Bad Nauheim :
de verbroedering bestaat reeds 20jaar, sportclub werden ook uitgenodigd tot op heden gaat enkel de handbal mee.

Ø         Seniorenadviesraad
Voorstelling IGOS seniorensportcarrousel,  Geert deelt mee dat hij bij de volgende vergadering van 15/06 aanwezig zal zijn. Indien iemand nog goede ideeën heeft kan je ze overmaken aan Geert Vercruysse (sportdienst).

Ø      Varia

–     Voorstel Geert Vercruysse (sportdienst)
Toelagen voor medewerking aan acties van de sportdienst en/of sportraad:
Verdeling over alle medewerkende clubs blijft behouden, ook voor de niet specifieke socio-culturele verenigingen die deze wensen zoals dit jaar
bijvoorbeeld:
De medewerking in de Vlaamse fietsweek voor scholen en  jeugdsurvival, door Survivalrunclub West-Vlaanderen, KAV Oostkamp, Vakantiegenoegens, evt. jeugdverenigingen (overlap met jeugddienst vermijden)... !

-       Geert Vercruysse (sportdienst) deelt mede dat het dossier  mountainbikeroute, voorlopig niet verder kan uitwerkt worden aangaande verre interne discussies tussen Bloso en de provincie West-Vlaanderen, wordt wel verder opgevolgd.

-      Geert bedankt ook in naam van de sportdienst alle vrijwilligers die hebben meegewerkt aan de acties Jeugdsurvival, Vlaamse Fietsweek voor scholen, petanquetornooi S-plus, voorbereiding Roefel, ... !

-   Stefaan Vanzielegem vraagt om de zaalvoetbaldoelen wat lager te bergen, zodat ook de jeugdspelers kunnen mede helpen bij het plaatsen en terug bergen van de doelen.

-   Erik laat ons weten dat de uitnodiging van 30 juli niet verstuurd is naar alle leden van de sportraad! Dit is enkel naar de schepen Dirk De Zutter en sportraad voorzitter Romain Hallaert gestuurd. Bij deze wordt tevens de voltallige sportraad uitgenodigd op 30juli om 18h30’ in het lokaal Vrij en Blij (t’Aambeeld, Godelievestraat te Moerbrugge).
Ter info  De Viswedstrijd start om 14h en eindigt om 17h30’

-   Erik vraagt hoe we iedere sporttak er kunnen  toe brengen dat ze aanwezig zijn op hun sectievergadering. Hebben de diverse sporttakken daar wel verlangen naar? Misschien een agenda punt voor volgende vergadering?

-       Schepen Dirk De Zutter geeft wat uitleg over het schrijven van minister Bert Anciaux i.v.m. de Memorial Ivo Vandamme. Schepen Dirk kan 18 gratis kaarten voor kinderen en 2 gratis kaarten voor begeleiders bekomen. Het is de bedoeling om met een volle bus naar de Memorial te gaan. Indien geïnteresseerd, gelieve contact op te nemen met de schepenen of de sportdienst. Deelnemers prijs bedraagt €20 + 5 € voor de bus.

Verslaggever

Degryse Dirk

VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN HET BESTUUR

Datum: 20/06/2005

Plaats: Zuidleie, Valentijn Hennemanstraat

Aanwezig:         Sportfunctionaris Geert Vercruysse, Julien De Meyer, , Etienne Poupaert, Dirk Degryse, Werner Parmentier, Jean-Pierre Stroobandt, , Stefaan Vanzielegem, Peter Deboot, Bulthé Jean-Marie, Rudy Everaert, Irma Vanderschaeghe

Verontschuldigd: Schepen Dirk De Zutter, Romain Hallaert, Herman Van Colen, Eric Martens

Afwezig:  Nihil

De ondervoorzitter opent de vergadering

1.      Verslag van vorige Bestuursvergadering op 23/05/2005:Geen opmerkingen.

2.      Verslag van vorige D.B. vergadering op 06/06/2005:

Ø      Bemerkingen:

- Het geven van een “conferentie tas” aan de leden van de algemene vergadering wordt door de sportraad als goed voorstel aanvaard.

-  Wat het straatvoetbal op het St. Pietersplein betreft, dit kan door gaan op de voorziene datum van 02/10/2005.

3.      Agenda besprekingen raad van bestuur:

Ø         Voor Roefel die doorgaat op 25 juni te Ruddervoorde, wordt het draaiboek doorgenomen en toegelicht door sportfunctionaris Geert Vercruysse.  Geert bedankt alle medewerkers en dit op voorhand die hun mede werking verlenen.  Ter info:

Het aantal inschrijvingen loopt gelijk als vorig jaar.

Kaartje opmaken met telefoonnummers voor de dag zelf;

Telefoonnummer Peter Deboot aanpassen;

Basketballesgevers : Dries en Thijs Vanpoucke, Lodewijk De Raedstraat 25

Jean-Pierre : begeleiding groep B3 ipv C3;

Badminton 2 groepen ipv 3 (tot 15u30)

Carlos zal Romain contacteren voor ophalen friteuse

Regeling 3 tentzeilen nog te treffen (in zolder matsportzaal)

Ø         Aansluiting nieuwe leden sportraad:

-         Filo ladies Oostkamp (sectie 4)

-         Vzw Hertenschutters (sectie 9)

-         De Vrije Burgers (Roland Deryckere) ook (sectie 9)
Deze verenigingen zijn door hun respectievelijke sectieverantwoordelijken bezocht en goed bevonden. Er waren ook geen opmerkingen door de sportraad naar voren gebracht. Waardoor hun aanvraag gunstig geadviseerd wordt.

Ø      Algemene vergadering sportraad:

We gaan er toe streven dat iedere afgevaardigde met zijn sectieverantwoordelijke samen aan één tafel gaat zitten. Dit bied een gelegenheid om over tal van punten een constructief gesprek aan te gaan.

Ø      Adviezen:

-         Opleiding via Vlaamse trainersschool. Geert deelt mede dat er altijd via de sportdienst een aanvraag kan gedaan worden om een trainersopleiding op te starten in Oostkamp, dit door om het even welke sportclub. Logistieke steun van de vragende sportclub zal vereist worden.

-         Sportraad- Beleidsraad, Geert Vercruysse deelt folder uit en geeft wat toelichting hier omtrent. Op een volgende vergadering zal advies gevraagd worden over het voorstel van de provinciale sportraad om als sportraad advies te formuleren over het te voeren lokale sportbeleid. Spelen we in op deze actie ? Vormen we een werkgroep ? …

-         Ook Rudy Everaert vind dat er meer in een werkgroep moet gewerkt worden en dit rond bepaalde en concrete thema’s.  Een bepaalde denkpiste zou kunnen zijn
b.v. bepaalde dringende noden van diverse sporttakken , of bijkomende accommodatie  enz… Hier uit kan dan een concreet besluit als advies aan het schepencollege worden voorgelegd.
Dirk Degryse heeft zo zijn bedenkingen omtrent de haalbaarheid van zo’n adviesvoorstel naar het schepencollege toe. Hij vraagt dan ook aan de schepen van sport Dirk Dezutter,  of hij een grote haalbaarheid ziet (binnen het schepencollege)  om zo’n door de sportraad voorgelegde adviezen te laten verwezenlijken binnen een reëel korte tijd.

-         Een jeugdploeg van SV Oostkamp gaat op 9 september 2005  deelnemen aan internationaal voetbaltornooi te Knorv  in Tsjechië. Hiervoor vraagt Etienne Poupaert een financiële steun aan de sportraad van €200. Dit om ginder eens de Oostkampse spelers te kunnen trakteren. De sportraad gaat akkoord met een gift van €150 als donatie aan de jeugdvoetbalploeg van SV Oostkamp, voor de uitstap naar Knorv in Tsjechië.

Ø      Varia

-      Werner, geeft wat toelichting over de nieuw aan te sluiten verenigingen van zijn sectie 9.
Vzw Hertenschutters, zijn lid van de boogschutters gilde en bestaan al 95 jaar. Ze schieten met pijl en boog naar een liggende wip. Sedert enkele jaren proberen ze ook aan jeugdwerking te doen. Hun activiteiten gaan door telkens op woensdagavond om 20:30 in Hertsberge. De Vrije Burgers (Roland Deryckere), zijn lid van de Nationale boogschutters gilde en bestaan al van 1920,  hier wordt er geschoten naar een staande wip.  Deze recreatieve vereniging is ook gelegen in Hersberge.

-      Etienne meldt dat op de gemeenteraad van 23/06  de betoelaging sport op de agenda staat.

-   Julien laat weten dat er reële kans bestaat dat de bestaande garage van de dienst 100  ter beschikking gaat komen voor de sportraad. Deze garage zal dan kunnen dienst doen als berging (martiaal sportraad) en als vergader ruimte.

Verslaggever

Degryse Dirk